Como redigir um bom e-mail?

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Nosso dia a dia no trabalho, exige muitas vezes que tenhamos um contato com os clientes por e-mail. Apesar disso, fica muito fácil se perder quando a questão é comunicação e ética no envio de e-mails. Irei mostrar aqui, alguns pontos que se deve prestar atenção ao enviar um e-mail.

Ao saudar a pessoa que receberá seu e-mail, faça isso de acordo com o nível de confiança e intimidade que você possui com ele e vice-versa, saudações como "Olá", "Boa Tarde" são agradáveis em qualquer ocasião, mas "Olá amigo", "Olá linda" não devem ser usadas de forma alguma. (mesmo que ela seja linda mesmo e que o cliente seja de fato seu amigo). Prefira ser o mais formal possível, sua empresa pode ter acesso aos seus e-mails e esse tipo de comportamente não é nada bom.

O Assunto do e-mail, é muito importante, não só porque ele distingue de forma rápida o tema abordado no e-mail, mas também ajuda a manter uma organização melhor das mensagens, alguns clientes de e-mail como o Thunderbird, tem a opção de agrupar as mensagens por assunto e isso facilita muito a organização das mensagens.

Evite enviar mensagens com assuntos irelevantes ao conteúdo da mensagem (exemplos: "Olá!", "Me atende!" e "Preciso falar com você urgente").

Ao responder um e-mail, edite o título para que ele não fique praticamente ilegível: (exemplo: "Re: Re: Re: Servidor de hospedagem")

As abreviações apesar de facilitarem a escrita, é um tema complicado pois dependendo da abreviação, é necessário um entendimento maior sobre um determinado assunto que o entendimento que o leito possui, logo, dificultará muito o entendimento da mensagem.

Evite o máximo possível as abreviações a não não só a mensagem ficará mais formal como o entendimento será garantido.

A assinatura em um e-mail, serve para identificar mais detalhadamente seu remetente e facilitar o contato com o mesmo. Procure sempre que possível, incluir na assinatura de seus e-mails, os seguintes dados:

• Nome
• Sobrenome
• Telefone para contato
• Cargo que oculpa da empresa
• E-mail

• Nunca esqueça de especificar o assunto do e-mail. (ele pode ir direto para a lixeira sem ser lido pelo destinatario)
• Não abuse de saudações e despedidas, faça somente um de cada em cada e-mail.
• Coloque sempre que possível, o que julga importante no e-mail, em destaque usando negrito, itálico...